III – o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formação do processo; e
IV – o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica os Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.
Parágrafo único. Somente terão valor, perante a Administração Pública Federal, os processos autuados de acordo com as disposições desta Portaria.
Art. 7º As Empresas Públicas poderão adotar a sistemática de numeração única de processo, mediante solicitação de cadastramento no Ministério ao qual estão vinculadas.
Art. 8º Os processos autuados originariamente nos órgãos que não utilizam a sistemática de numeração única de processos, como outros Poderes, Empresas, Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, e que estejam em tramitação nos órgãos públicos federais, deverão ser identificados por intermédio de mecanismos de controle desenvolvidos para prestar informações à parte interessada, tanto pelo número de origem, quanto pelo nome do órgão ou do interessado, não podendo, em hipótese alguma, ser renumerados.
Art. 9º Os órgãos cadastrados e que foram transformados de acordo com o disposto nos artigos 30 e 31 da Medida Provisória nº 103/2003, mantêm inalteradas as suas respectivas faixas numéricas de codificação de unidades protocolizadoras, conforme estabelecido no art. 3º .
Art. 10. As entidades vinculadas a Ministérios extintos, na forma do art. 33 da Medida Provisória nº 103/2003, e transferidas para outros Ministérios, serão recadastradas.
§ 1º O recadastramento será efetuado de acordo com a faixa numérica de codificação de unidades protocolizadoras do Ministério, o qual tais unidades passem a integrar.
§ 2º O recadastramento será efetuado pelo DLSG/SLTI/MP, que enviará listagem para todos os órgãos do Sistema, contendo a nova codificação das unidades protocolizadoras pertencentes aos órgãos que foram transferidos, dos Ministérios extintos para outros Ministérios.
§ 3º Os códigos de unidades protocolizadoras anteriormente utilizados por órgãos extintos ou transferidos para outros Ministérios, não poderão ser reutilizados e serão automaticamente extintos do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras, mantido pelo DLSG/SLTI/MP.
Art. 11. O registro de processos e/ou documentos a ser adotado pelas unidades protocolizadoras conterá os seguintes campos:
I – número único de processo/documento;
II – identificação do documento original (espécie, procedência, data);
III – nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou jurídicas);
IV – data de cadastramento (dia, mês e ano); e
V – assunto (descrição clara e concisa do conteúdo do documento).
Parágrafo único. Os processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecerão tramitando com o número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
Art. 12. Após o cadastramento do processo e/ou documento, deverá ser mantido o efetivo controle da movimentação, visando a imediata localização física e a pronta prestação de informações à parte interessada.
§ 1º Nos casos de tramitação externa, haverá, no controle de movimentações da unidade protocolizadora do órgão expedidor, a indicação dos dados que permita a identificação do órgão de destino.
§ 2º Na tramitação interna, a identificação será feita por intermédio de tabela de códigos definida para as unidades organizacionais internas.
§ 3º A movimentação de processos e/ou documentos deverá ser efetuada por intermédio das unidades protocolizadoras cadastradas e, após cada movimentação, poderá ser registrada uma síntese dos despachos proferidos, objetivando a pronta prestação de informações à parte interessada.
Art. 13. O código do arquivamento de processos deverá ser indicado em campo específico, definido no registro de cadastramento, a fim de permitir a respectiva localização física e os processos deverão ser arquivados, preferencialmente, no órgão de origem.
Parágrafo único. Deverá ser mantida cópia de segurança (back up) diária dos arquivos gerados por sistema informatizado de protocolo.
Art. 14. As unidades protocolizadoras, que utilizem rotinas automatizadas, acrescentarão dois dígitos ao número único de processo, os dígitos verificadores (DV), definidos por módulo 11 (onze) e pesos correspondentes à posição dos dígitos, da direita para a esquerda, em progressão aritmética de razão 1 (um), com o primeiro termo igual a 2 (dois) e assim, o último termo, será igual a 16 (dezesseis).
Art. l5. O cálculo do 1º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os passos a seguir:
I – multiplica-se cada um dos quinze algarismos do número único de processo pelo respectivo peso, somando-se os produtos parciais;
II – a soma encontrada (ponderada) será dividida por 11 (onze); e
III – com relação ao resto da divisão por 11, que poderá ser de l0 (dez) a 0 (zero), a tabela a seguir conduzirá ao dígito procurado:
MÓD
(menos)
RESTO
>
DV
11
10
1
11
9
2
11
8
3
11
7
4
11
6
5
11
5
6
Art. 16. O cálculo do 2º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os passos a seguir:
I – O primeiro algarismo, obtido na etapa precedente, será colocado imediatamente à direita do número único de processo, utilizando-se o mesmo procedimento do 1º Dígito Verificador, com a diferença de que os pesos, sempre da direita para a esquerda, partirão de 2 (dois) – 1º termo da progressão, e finalizando em 17 (dezessete) – último termo da progressão aritmética.
1º Exemplo: