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Dificuldade em obter 3 orçamentos para licitação. O que fazer?

Gostaria de uma informação referente aos serviços de manutenção de equipamentos de informática, através de dispensa de licitação (Somos uma Unidade pequena e a demanda é baixa para abrir licitações dessa natureza). Temos uma enorme dificuldade em conseguir 3 orçamentos para nossos equipamentos devido ao processo envolvido (levamos em uma empresa, que abre o equipamento, faz a análise, remonta o equipamento para que possamos retirar e levar na próxima empresa que faz o mesmo procedimento).

Isso além de levar muito tempo, acaba por agravar o problema do equipamento que é tantas vezes aberto. Além disso, muitas empresas se negam a fazer orçamento sem cobrar. E o que acaba acontecendo muito é que quando – enfim – conseguimos o terceiro orçamento, o primeiro já está com o prazo de validade vencido. Então o que eu gostaria de saber é, nesses casos realmente temos essa obrigação de contar com 3 orçamentos? E, nesse meio tempo em que estamos coletando os orçamentos, se algum deles vencer (poucos dias) e não for o de menor valor, posso usá-lo no processo ou ele não terá mais validade?

Sobre este tema – quantidade de empresas pesquisadas; ou origem da consulta de preço – já tive oportunidade de me manifestar em consulta outrora feita ao Portal, ocasião em que proferi a seguinte manifestação:

Há alguns métodos de pesquisa, mas o mais comum é a pesquisa feita com, no mínimo, três empresas que atuam no ramo do objeto pesquisado. Após a colheita dos três preços, soma-se e divide-se por três, para a obtenção da média aritmética (também chamada de“mediana”).

Importante que o gestor avalie os preços pesquisados e, havendo algum preço distorcido (muito baixo ou muito elevado) assim considerado o valor “fora do padrão”, o mesmo deve ser excluído e substituído por outro preço pesquisado, a fim de que a média aritmética não atrapalhe ou até comprometa o procedimento licitatório. Se, após exaustiva pesquisa de mercado – comprovada por e-mails, fax, consulta à internet, consulta a atas de registro de preços etc., juntada aos autos – não acudirem, pelo menos três orçamentos, aí sim será o caso de justificar o manifesto desinteresse do mercado, autorizando-se o prosseguimento do processo com apenas 2 orçamentos.

Sobre o tema, vale a pena a leitura da análise feita pela auditoria do TCU nos autos do TC 013.754/2015-7 (Acórdão 2637/2015 – TCU – Plenário):

“83. Nos termos do Acórdão 2.943/2013-Plenário, não se deve considerar, para fins de elaboração do mapa de cotações, as informações relativas a empresas cujos preços revelem-se evidentemente fora da média de mercado, de modo a evitar distorções no custo médio apurado e, consequentemente, no valor máximo a ser aceito para cada item licitado.

84. Essa orientação encontra-se regulamentada por meio da Instrução Normativa-SLTI/MPOG 5/2014, que no art. 2o, § 6º, dispõe que, para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, não poderão ser considerados os preços inexequíveis ou os excessivamente elevados, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.

85. A Funasa, ao que evidencia o Despacho 915/2015 (peça 17, p. 174-181), não atendeu a essa orientação, ao não proceder à exclusão devalores manifestamente fora de mercado, observados pelas discrepâncias entre as propostas.

86. De fato, caso esses três orçamentos fossem as únicas fontes de informações de preços disponíveis, não haveria óbices, no caso concreto, à manutenção de estimativa com base em apenas dois orçamentos, já que justificável (e imperativo), pelas circunstâncias apontadas, a exclusão daquele excessivamente superior à média de mercado.

87. Além disso, a pesquisa restringiu-se à consulta de oito empresas, universo reduzido, considerado o mercado fornecedor desse tipo deserviço. Frise-se que, solicitado o encaminhamento da documentação completa da pesquisa de preços, foram apresentados apenas os trêsorçamentos obtidos, além das consultas realizadas às empresas. Ao que se observa, essas limitaram-se ao envio de apenas dois e-mails, a endereços eletrônicos nem sempre identificáveis das instituições (peça 32, p. 61-62), o que denota insuficiência dos esforços envidados.

88. Outrossim, não houve comprovação documental de consultas a outros órgãos e entidades da Administração Pública, ao Comprasnet e demais sites especializados, o que pode ter comprometido a qualidade e a confiabilidade da estimativa de preçosconstruída. Frise-se que a própria entidade admitiu a existência de contratações similares, ao indicá-las em sua resposta à oitiva (peça 32, p. 42-43).

89. De acordo com o disposto no art. 26, parágrafo único, II e III, e no art. 43, IV, da Lei 8.666/1993, é obrigatória, nos processos delicitação, dispensa ou inexigibilidade, a consulta dos preços correntes no mercado, daqueles fixados por órgão oficial competente ou, ainda, daqueles constantes do sistema de registro de preços.

90. Deve-se deixar registrado que, de acordo com o Guia de Boas Práticas em Contratações de Soluções de Tecnologia da Informação do TCU, extensível a todas as demais contratações públicas, ao analisar o mercado com vistas à obtenção de dados sobre preços, pode-se utilizar, dentre outras, as seguintes fontes de informação:

a) preços vigentes em outros órgãos (e.g. em licitações, inclusive de registro de preço) (Lei 8.666/1993, art. 15, inciso V);

b) consultas diretas aos fornecedores (RFP – Request for Proposal), que deve incluir as informações definidas até então no termo dereferência ou no projeto básico, pois essas informações afetam a percepção de risco das empresas, que por sua vez influencia os preçosoferecidos (…)

d) consultas em portais de fornecedores na web e em sistemas de busca de preços na internet, lembrando que os preços informados normalmente são unitários, ou seja, referem-se à contratação de um único produto, de modo que não consideram o efeito de escala que existe em uma contratação de muitas unidades;

e) bancos de dados da APF (e.g. Comprasnet, Siasg);

f) cadastros de preços mantidos por entidades de pesquisa;

g) preços obtidos em contratações semelhantes do setor privado (Lei 8.666/1993, art. 15, inciso III);

h) uso do portal do órgão para publicar o planejamento da licitação na web e receber estimativas de preços.

91. O TCU tem defendido que as estimativas de preços prévias às licitações devem estar baseadas em uma ‘cesta de preços aceitáveis’. Vale destacar os parágrafos 32 e 33 do voto do Ministro-Relator do Acórdão 2.170/2007-Plenário que, com relação aos conceitos de preço aceitável e cesta de preços, forneceu os seguintes esclarecimentos:

‘32. Esclareço que preço aceitável é aquele que não representa claro viés em relação ao contexto do mercado, ou seja, abaixo do limite inferior ou acima do maior valor constante da faixa identificada para o produto (ou serviço). Tal consideração leva à conclusão de que asestimativas de preços prévias às licitações, os valores a serem aceitos pelos gestores antes da adjudicação dos objetos dos certames licitatórios, bem como na contratação e posteriores alterações, por meio de aditivos, e mesmo os parâmetros utilizados pelos órgãos decontrole para caracterizar sobrepreço ou superfaturamento em contratações de TI devem estar baseados em uma ‘cesta de preçosaceitáveis’. A velocidade das mudanças tecnológicas do setor exige esse cuidado especial.

33. Esse conjunto de preços ao qual me referi como ‘cesta de preços aceitáveis’ pode ser oriundo, por exemplo, de pesquisas junto a fornecedores, valores adjudicados em licitações de órgãos públicos – inclusos aqueles constantes no Comprasnet -, valores registrados em atas de SRP, entre outras fontes disponíveis tanto para os gestores como para os órgãos de controle – a exemplo de compras/contratações realizadas por corporações privadas em condições idênticas ou semelhantes àquelas da Administração Pública -, desde que, com relação a qualquer das fontes utilizadas, sejam expurgados os valores que, manifestamente, não representem a realidade do mercado.’

92. Na mesma linha, o Acórdão 819/2009-Plenário, trouxe a seguinte determinação a órgão da Administração Pública:

‘(…) faça o orçamento do objeto a ser licitado com base em ‘cesta de preços aceitáveis’ oriunda, por exemplo, de pesquisas junto a cotação específica com fornecedores, pesquisa em catálogos de fornecedores, pesquisa em bases de sistemas de compras, avaliação de contratos recentes ou vigentes, valores adjudicados em licitações de outros órgãos públicos, valores registrados em atas de SRP e analogia com compras/contratações realizadas por corporações privadas, desde que, com relação a qualquer das fontes utilizadas, sejam expurgados os valores que, manifestamente, não representem a realidade do mercado, à luz do art. 6º, inc. IX, alínea ‘f’, da Lei nº 8.666/93 (…)’

93. Ainda conforme constatação do TCU esposada no Guia de Boas Práticas, há uma crença disseminada entre os gestores públicos de que basta haver três propostas de fornecedores para que uma estimativa de preço seja considerada válida. Todavia, conforme o citado nos acórdãos, deve-se buscar o maior número de preços possível, não se limitando a três preços informados por fornecedores, a menos que seja devidamente justificado.

94. Ademais, em regra, os fornecedores não revelam em suas propostas, antes da licitação, os preços que, de fato, irão propor durante o certame, pois não têm estímulo para tal. Assim, de antemão, os preços levantados em propostas comerciais preliminares tendem a ser maiores que os praticados nas condições de concorrência”. (g.n.)

Publicado em 23 de agosto de 2016

(Colaborou Dr. Ariosto Mila Peixoto, advogado especializado em licitações e contratos administrativos, no escritório AMP Advogados).

*Alguns esclarecimentos foram prestados durante a vigência de determinada legislação e podem tornar-se defasados, em virtude de nova legislação que venha a modificar a anterior, utilizada como fundamento da consulta

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