O DFD (Documento de Formalização da Demanda) é, em regra, o marco inaugural do processo, pois é por meio dele que a área requisitante formaliza a necessidade de uma contratação, geralmente associada a uma demanda reprimida. Trata-se, portanto, de um documento ainda preliminar, com informações mais gerais, que nem sempre aprofundam a forma concreta como essa necessidade será atendida. Inclusive, a própria Lei nº 14.133/21 menciona expressamente o DFD em um único dispositivo – o art. 72 – ao tratá-lo como etapa do processo de contratação direta.
Já o instrumento que, por expressa previsão legal, tem a função de detalhar o objeto é o ETP (Estudo Técnico Preliminar). Um documento não “briga” com o outro: a depender da regulamentação local utilizada, o DFD e o ETP se complementam. É possível, inclusive, encontrar situações em que o ETP é elaborado após o DFD (ou, em alguns casos, antes – a depender do regulamento do órgão contratante).
Diferentemente do DFD, o ETP é o instrumento que aprofunda a análise da demanda, investiga o mercado e compara as soluções existentes, com vistas à escolha da alternativa mais adequada. Em regra, servirá de base para o Termo de Referência, o Anteprojeto ou o Projeto Básico (PB). A própria Lei nº 14.133/21, em seu art. 6º, inciso XX, define o ETP como a “primeira etapa do planejamento de uma contratação”. Além disso, o art. 18, § 1º, elenca 13 quesitos que desafiam o gestor a identificar e responder critérios de investigação de mercado, critérios técnicos e econômicos, dentre outros elementos relevantes.
Há ainda casos excepcionais em que, nas hipóteses em que a legislação admite a faculdade de elaboração do ETP, o DFD pode ser utilizado como documento principal para embasar a contratação. É o que ocorre, por exemplo, em algumas hipóteses de dispensa de licitação em que o ETP é facultativo, como prevê a Instrução Normativa nº 58/2022, em seu art. 14, I: “A elaboração do ETP: I – é facultada nas hipóteses dos incisos I, II, VII e VIII do art. 75 e do § 7º do art. 90 da Lei nº 14.133, de 2021”.
Em resumo:
– DFD: é a identificação e declaração formal da necessidade, a “provocação” para instaurar o processo de contratação. No caso de contratação direta, o DFD é essencial para a definição do objeto.
– ETP: é a análise técnica da necessidade a ser atendida; é a “construção” do objeto, com investigações e estudos comparativos de mercado, com o objetivo de encontrar a solução mais adequada, sob os pontos de vista técnico, econômico e de atendimento ao interesse público.