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Prazo de validade dos orçamentos para procedimento licitatório

Um processo de compras ou contratação de serviços, com 3 cotações devidamente corretas, todas dentro da validade do prazo. Saiu do setor de compras ou contratações, passou em outros setores, chegou na Procuradoria o processo com as devidas as cotações e retornou vencidas. Nesse caso a Procuradoria PODE devolver ao departamento de compras ou contratações para que se manifeste mediante ao prazo tendo em vista que estão vencidas as cotações? No entanto não saíram vencidas do setor requisitante. Como proceder? Preciso refazer o processo e/ou cotações? Questiono quanto ao tempo (parado) no setor (procuradoria)? O que devo fazer?
Se as cotações se referem à pesquisa prévia para a instauração de procedimento licitatório, não há prazo de validade específico. É prudente que a realização da pesquisa ocorra o mais próximo possível da realização da licitação.

No entanto, se as cotações se referem a processo de contratação pela via da dispensa de licitação, seria prudente que a cotação tivesse, pelo menos, 60 dias de validade, prazo suficiente para concluir um processo dessa natureza. No caso de produtos vinculados a mercados instáveis e sensíveis à variação cambial, o prazo de validade da cotação costuma ser menor, em torno de 30 dias, fato que obriga a tramitação mais rápida ainda.

Quanto ao tempo em que o processo pode permanecer em determinada unidade administrativa, dependerá da regulamentação interna de cada órgão, pois não existe normativa geral que estabeleça o prazo de tramitação do processo. Todavia, há alguns manuais na Administração Pública que regulam a tramitação e duração (razoável) do processo administrativo. Dentre os prazos comuns de permanência, é habitual estabelecer 5 dias (consecutivos ou úteis, a depender da norma interna) ou 15 dias consecutivos em matérias de maior complexidade. Obviamente, em casos justificados de complexidade comprovada, é possível demonstrar a necessidade de um tempo maior de análise e deliberação, mas é a exceção.

No caso sob consulta, é difícil estabelecer responsabilidades, uma vez que não foi informado, por exemplo, se as cotações possuíam tempo hábil para a tramitação, apesar de não estarem vencidas quando o processo deixou o departamento. Também não foi indicado quanto tempo a procuradoria permaneceu com os autos; nem se a complexidade da matéria exigia maior prazo de análise.

O mais importante é o órgão da Administração criar uma normativa interna para regular a tramitação de autos, fixando regras para que o processo não perca sua agilidade e, sobretudo, seja evitado o retrabalho, pois isso além de prejudicar a eficiência administrativa, viola o princípio da economia processual. Em casos de comprovada negligência, é possível a instauração de processo administrativo para apuração de responsabilidade.

Publicado em 13 de março de 2017

(Colaborou Dr. Ariosto Mila Peixoto, advogado especializado em licitações e contratos administrativos, no escritório AMP Advogados).

*Alguns esclarecimentos foram prestados durante a vigência de determinada legislação e podem tornar-se defasados, em virtude de nova legislação que venha a modificar a anterior, utilizada como fundamento da consulta

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